Plan og Byg

Uddybende oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger

Allerød Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. 

1. Formål og retsgrundlag med behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger, hvor oplysningerne er nødvendige for Allerød Kommune, Plan og Bygs arbejde på planområdet. Det kan f.eks. være som led i vores sagsbehandling af sager vedrørende kommune- og lokalplanlægning, udviklingsplaner og helhedsplaner, aktindsigtssager og klagesager.

Grundlaget for sagsbehandlingerne findes i planloven kapitel 4 og 5 om kommuneplanlægning og lokalplanlægning.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger udgøres desuden af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e for så vidt angår de almindelige personoplysninger samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 for så vidt angår cpr.nr og til brug for entydig identifikation, når vi sender dig brev via e-boks/sikker-post.

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om dig. Det sker kun, hvis du selv eller andre har givet dem til os i forbindelse med sagsbehandlingen.

2. Kategorier af personoplysninger:

Allerød Kommune behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige oplysninger, navn, adresse, telefonnummer.
• Fortrolige oplysninger om cpr.nr.

3. Modtagere eller kategorier af modtagere:

Vi videregiver dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen til f.eks.:

• klagenævn
• Databehandlere for vores ESDH-systemer f.eks. GEO-Environ
• Almindelige personoplysninger kan blive offentliggjorte i dagsorden mv. til en politiske behandling.

Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Allerød Kommune være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt.

4. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Sikker behandling af dine personoplysninger er en vigtig del af Allerød Kommunes arbejde. Ved overførelse af personoplysninger uden for EU og EØS vil de fremgår her:

• Microsoft Corp. opbevarer oplysninger i USA, Kina, Serbien, Indien, Sydkorea, Sydafrika, UAE, Australien, Chile, Hong Kong, Brasilien, Egypten, Singapore, Canada, Japan & Malaysia. 

5. Hvor dine personoplysninger stammer fra

I de fleste tilfælde behandler vi kun de personoplysninger, som du selv har oplyst til kommunen. Hvis vi behandler personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra en anden, vil vi gøre sig særskilt opmærksom på det.

6. Opbevaring af dine personoplysninger[LBO1] 

Vi opbevarer dine personoplysninger for at udføre din sagsbehandling. Kommunens slettefrister, er som hovedregel 5 år efter, at sagen er afsluttet, og kan variere ift. sagsområdet.

Derudover er der offentlighedslovens regler om journalpligt samt arkivlovgivning, som regulerer hvor længe dine persondata opbevares.

7. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Som udgangspunkt træffer Allerød Kommune ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering, når afgørelsen eller profileringen har retsvirkninger for eller betydeligt påvirker dig.

En automatisk afgørelse er, når en behandling sker uden nogen form for menneskelig indgriben. Det vil sige, at der ikke er en fysisk person – f.eks. en sagsbehandler – inde over behandlingen.

8. Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen giver dig en række rettigheder i forhold til Kommunens behandling af personoplysninger om dig. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger. Du har til at få urigtige eller vildledende oplysninger rettet. I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine personoplysninger. Du har ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreres rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver 

Find kontaktoplysninger her: https://alleroed.dk/kommunen/databeskyttelse

Uddybende oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger

Allerød Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

1. Formål og retsgrundlag med behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger, hvor oplysningerne er nødvendige for Allerød Kommune, Plan og Bygs arbejde som myndighed.

Det kan f.eks. være som led i vores opgaver vedrørende kommune- og lokalplanlægning, udviklingsplaner og helhedsplaner, aktindsigtssager og klagesager. Grundlaget for sagsbehandlingerne er planloven kapitel 4 og 5 om kommuneplanlægning og lokalplanlægning.

Det kan også være ved en ansøgning, en forespørgsel, en klage eller en anden henvendelse i relation til byggeri eller planlægning samt meddele påbud og forbud.  Grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er byggelovens kapitel 2, 3 og 4 (byggetilladelse, ibrugtagningstilladelse, og kommunalbestyrelsen som bygningsmyndighed), planlovens kapitel 4 (forbud og dispensation) og kapitel 5 (lokalplanlægning), planlovens kapitel 7 og 8 (landzonetilladelser og sommerhusområder), planlovens kapitel 9, 12 og 16 (servitutter) og planlovens Kapitel 12 (tilsyn).

Det kan endvidere også være, når det er nødvendigt for vores behandling af din ansøgning om bygningsfornyelse samt når Allerød Kommune modtager anmeldelse om mulige sundheds- og brandfarlige forhold i boliger og opholdsrum (kondemnering). I de sager behandler vi evt. også dine børns personoplysninger. Grundlaget for sagsbehandlingen er byfornyelseslovens kapitel 3-5a om bygningsfornyelse og kapitel 9 om kondemnering af sundheds- og brandfarlige boliger eller opholdsrum.

Endelig kan være i forbindelse med at kunne ajourføre BBR (Bygnings- og Boligregistret) efter reglerne bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret, kapitel 3.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger udgøres desuden af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e for så vidt angår de almindelige personoplysninger samt databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f-g for så vidt angår følsomme personoplysninger. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 for så vidt angår personnummer til brug for entydig identifikation, når vi sender dig brev via e-boks/sikker-post.

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om dig. Det sker kun, hvis du selv eller andre har givet dem til os i forbindelse med sagsbehandlingen.

2. Kategorier af personoplysninger:

Allerød Kommune behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige oplysninger f.eks. navn, adresse, telefonnummer og e-mail adresse. Økonomiske forhold (kun i sager om kondemnering af boliger),
• Følsomme oplysninger f.eks. helbredsoplysninger (hvis du selv eller andre har givet dem til os i forbindelse med sagsbehandlingen),
• Fortrolige oplysninger om f.eks. personnummer og eventuelt strafbare forhold i forbindelse med Allerød Kommunes håndhævelse af reglerne i sager om lovliggørelse.

3. Modtagere eller kategorier af modtagere:

Vi videregiver dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen til f.eks.:

• Hørings- og orienteringsberettigede, eksterne rådgivere, klagenævn og andre myndigheder og domstole.
• Databehandlere for vores ESDH-systemer f.eks. Acadre (Formpipe A/S)GeoEnviron (Geokon A/S) og f.eks. vores filarkiv (JO Informatik A/S)
• Navn og adresse (almindelige personoplysninger) kan blive offentliggjorte i dagsorden mv. ved en politiske behandling.

Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Allerød Kommune være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt.

4. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Sikker behandling af dine personoplysninger er en vigtig del af Allerød Kommunes arbejde. Ved overførelse af personoplysninger uden for EU og EØS vil de fremgår her:

• Geokon a/s benytter som underdatabehandler Microsoft Corp. Der opbevarer oplysninger i USA, Kina, Serbien, Indien, Sydkorea, Sydafrika, UAE, Australien, Chile, Hong Kong, Brasilien, Egypten, Singapore, Canada, Japan & Malaysia. 

5. Hvor dine personoplysninger stammer fra

I de fleste tilfælde behandler vi kun de personoplysninger, som du selv har oplyst til kommunen. Hvis vi behandler personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra en anden, vil vi gøre sig særskilt opmærksom på det:

• andre borgere, ejendommens ejer og kommunens sociale myndigheder. 
• Offentlige registre f.eks: Tingbogen, Folkeregisteret, BBR, Ejendomsdatabasen OIS.dk, CVR-registret, Kortforsyningen GIS og Plandata.dk

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger for at udføre din sagsbehandling.

Som hovedregel opbevares personoplysninger i Plan og Byg tidsubegrænset af hensyn til retlig og administrativ brug.

Såfremt der ikke har været aktivitet i en sag i [12/3] måneder vil den normalt blive arkiveret.

Temporære data med personoplysninger, der enten er overført til et ESDH-system eller ikke længere er nødvendige til dokumentationsbrug, slettes efter 12 måneder. F.eks. data fra selvbetjeningsløsninger, hvor data går videre til et fagsystem, men fortsat ligger i kopi i selvbetjeningsløsningen.

Derudover er der offentlighedslovens regler om journalpligt samt arkivlovgivning, som regulerer hvor længe dine persondata opbevares.

7. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Som udgangspunkt træffer Allerød Kommune ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering, når afgørelsen eller profileringen har retsvirkninger for eller betydeligt påvirker dig.

En automatisk afgørelse er, når en behandling sker uden nogen form for menneskelig indgriben. Det vil sige, at der ikke er en fysisk person – f.eks. en sagsbehandler – inde over behandlingen.

8. Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen giver dig en række rettigheder i forhold til Kommunens behandling af personoplysninger om dig. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger. Du har ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger rettet. I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine personoplysninger. Du har ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreres rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver 

Find kontaktoplysninger her: https://alleroed.dk/kommunen/databeskyttelse