Personale

Behandling af dine personoplysninger under din ansættelse ved Allerød Kommune

Oplysningsbrev om Kommunens behandling af dine personoplysninger

Allerød Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

1. Formål og retsgrundlag med behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansættelse. Det gør vi for at sikre, at der sker en korrekt lønudbetaling, og at ansættelsesforholdet følger ansættelsesretlige, overenskomstmæssige og personalepolitiske regelsæt. Videoovervågning på arbejdspladsen foretages kun for at forebygge tyveri eller undgå andre sikkerhedsbrud og omfatter kontorpladser og uden for arealer på kommunale bygninger. 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b, c og e og artikel 9, stk. 2, litra b, tv-overvågningsloven, Databeskyttelseslovens[2] § 11, stk. 1 og § 12 og national lov på området. Indhentning af straffe- og børneattest følger af databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. artikel 6, stk. 2 og 3b jf. Kriminalregisterbekendtgørelsen.

2. Kategorier af personoplysninger:

Allerød Kommune behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningen og -loven:

• Navn, adresse, telefonnummer, nationalitet og cpr.nr,
• Stillingsopslag, ansøgning med bilag, herunder curriculum vitae og eventuel arbejdstilladelse
• Lønforhold, herunder kontonummer og skatteoplysninger med videre og ansættelsessted jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 og databeskyttelsesloven art. 11.
• Ansættelsesforhold generelt, herunder fx kurser, eventuelle personlige handlingsplaner og tillidshverv
• Eventuelle referater af tjenstlige samtaler og sanktioner, Eventuelle arbejdsskader, Eventuelt fravær og orlov

Eventuelt sygefravær og indhentning af sygedagpengerefusion, Helbredsoplysninger og referater af eventuelle sygefraværssamtaler (følsomme personoplysninger), Oplysninger om strafbare forhold (følsomme personoplysninger), Adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, arbejdstøj, portrætfoto og lignende, jf. databeskyttelsesforordningen art. 9 og 10.

Oplysningerne bliver opbevaret elektronisk.

3. Modtagere eller kategorier af modtagere:

Personale videregiver dine personoplysninger til andre myndigheder eller organisationer. Det kan eksempelvis være Skat, ATP eller pensionskasse.
Vi udleverer oplysninger til den forhandlingsberettigede organisation eller tillidsrepræsentant i forbindelse med forhandling af din løn.

Oplysninger der indgår i kommunens systemer, vil i nogle tilfælde blive behandlet af kommunens leverandører, som er databehandler på kommunens vegne. Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Allerød Kommune være forpligtet til at videregive oplysningerne i forbindelse med en aktindsigt.

Interne stillingsskift
Skifter du stilling internt i Allerød Kommune, og får nyt tjenestested og ny leder, får din nye leder/det nye tjenestested som udgangspunkt adgang til oplysningerne i din elektroniske personalesag.

4. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Sikker behandling af dine personoplysninger er en vigtig del af Allerød Kommunes arbejde. Ved overførelse af personoplysninger uden for EU og EØS vil de fremgår her:

5. Hvor dine personoplysninger stammer fra

I de fleste tilfælde behandler Kommunen personoplysninger, som du selv har oplyst til os i forbindelse med en sag. Hvis vi behandler personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra en anden, vil vi gøre sig særskilt opmærksom på det.

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Allerød Kommune opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med din sagsbehandling og op til 5 år efter fratrædelse. Ifølge tv-overvågningsloven opbevares data i 30 dage. Når vi ikke længere har brug for dine oplysninger og eventuelt arkiveringskrav opfyldt, vil dine personoplysninger arkiveres efter arkivloven.

7. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Som udgangspunkt træffer Allerød Kommune ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering, når afgørelsen eller profileringen har retsvirkninger for eller betydeligt påvirker dig.

En automatisk afgørelse er, når en behandling sker uden nogen form for menneskelig indgriben. Det vil sige, at der ikke er en fysisk person – f.eks. en sagsbehandler – inde over behandlingen.

8. Retten til at trække samtykke tilbage

I tilfælde af, at du har givet samtykke til, at Kommunen behandler dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

9. Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen giver dig en række rettigheder i forhold til Kommunens behandling af personoplysninger om dig. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger. Du har ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger rettet. I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine personoplysninger. Du har ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreres rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

10. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver 

Find kontaktoplysninger her: https://alleroed.dk/kommunen/databeskyttelse

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 13, stk. 1 og 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.

[2] Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (Databeskyttelsesloven)

Information om behandling af personoplysninger vedr. fritidsjob på plejecentre

Oplysningsbrev om Kommunens behandling af dine personoplysninger

Allerød Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. 

1. Formål og retsgrundlag med behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine og dit barns personoplysninger i forbindelse med kommunens forpligtelser i forbindelse med rekruttering og ansættelse. Blandt andet vil dit cpr. nr. som forældre/værge blive behandlet eftersom Kommunen har pligt til at du er bekendt med, at beskæftigelsen, jf. § 32 i bekendtgørelsen om unges arbejde. Kommune behandler i øvrigt dine personoplysninger for at sikre korrekt lønudbetaling, og at ansættelsesforholdet følger ansættelsesretlige, overenskomstmæssige og personalepolitiske regelsæt.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b, c og e og artikel 9, stk. 2, litra b, Databeskyttelseslovens[2] § 11, stk. 1 og § 12 og national lov på området. Eventuel indhentning af straffe- og børneattest sker med hjemmel i Persondataforordningens artikel 10, jf. artikel 6, stk. 2 og 3b jf. Kriminalregisterbekendtgørelsen.

2. Kategorier af personoplysninger:

Allerød Kommune behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningen og -loven:

• Navn, adresse, telefonnummer, nationalitet og cpr.nr,
• Stillingsopslag, ansøgning med bilag, herunder curriculum vitae og eventuel arbejdstilladelse
• Lønforhold, herunder kontonummer og skatteoplysninger med videre og ansættelsessted jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 og databeskyttelsesloven art. 11.
• Ansættelsesforhold generelt, herunder fx kurser, eventuelle personlige handlingsplaner og tillidshverv
• Eventuelle referater af tjenstlige samtaler og sanktioner, Eventuelle arbejdsskader, Eventuelt fravær og orlov, Eventuelt sygefravær og indhentning af sygedagpengerefusion, Helbredsoplysninger og referater af eventuelle sygefraværssamtaler (følsomme personoplysninger), Oplysninger om strafbare forhold (følsomme personoplysninger), Adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, arbejdstøj, portrætfoto og lignende, jf. databeskyttelsesforordningen art. 9 og 10.

Oplysningerne bliver opbevaret elektronisk.

3. Modtagere eller kategorier af modtagere:

Personale videregiver dine personoplysninger til andre myndigheder eller organisationer. Det kan eksempelvis være Skat, ATP eller pensionskasse.
Vi udleverer oplysninger til den forhandlingsberettigede organisation eller tillidsrepræsentant i forbindelse med forhandling af din løn.

Oplysninger der indgår i kommunens it-systemer, vil i nogle tilfælde blive behandlet af kommunens leverandører af systemerne på kommunens vegne. Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Allerød Kommune være forpligtet til at videregive oplysningerne i forbindelse med en aktindsigt.

Interne stillingsskift
Skifter du stilling internt i Allerød Kommune, og får nyt tjenestested og ny leder, får din nye leder/det nye tjenestested som udgangspunkt adgang til oplysningerne i din elektroniske personalesag.

4. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Sikker behandling af dine personoplysninger er en vigtig del af Allerød Kommunes arbejde. Ved overførelse af personoplysninger uden for EU og EØS vil de fremgår her:

5. Hvor dine personoplysninger stammer fra

I de fleste tilfælde behandler Kommunen personoplysninger, som du selv har oplyst til os i forbindelse med en sag. Hvis vi behandler personoplysninger om dig, som vi har modtaget fra en anden myndighed, vil vi gøre sig særskilt opmærksom på det.

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Allerød Kommune opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med din sagsbehandling. Når vi ikke længere har brug for dine oplysninger og evt. arkiveringskrav efter arkivloven er opfyldt, vil dine personoplysninger blive slettet hos Allerød Kommune.

7. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Som udgangspunkt træffer Allerød Kommune ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering.

En automatisk afgørelse er, når en behandling sker uden nogen form for menneskelig indgriben. Det vil sige, at der ikke er en fysisk person – f.eks. en sagsbehandler – inde over behandlingen.

8. Retten til at trække samtykke tilbage

I tilfælde af, at du har givet samtykke til, at Kommunen behandler dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Tilbagekaldelsen af samtykket vedrører kun den fremtidige behandling af personoplysninger. 

9. Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen giver dig en række rettigheder i forhold til Kommunens behandling af personoplysninger om dig. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger. Du har til at få urigtige eller vildledende oplysninger rettet. I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine personoplysninger. Du har ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreres rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

10. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver 

Find kontaktoplysninger her: https://alleroed.dk/kommunen/databeskyttelse

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.

[2] Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (Databeskyttelsesloven)