Referat

Beslutning.

-

-

-

Orientering

Biblioteket har modtaget tilskud til arrangement for børn

Allerød Biblioteker har modtaget i alt 10.000 kr. I tilskud fra Statens Kunstfond til to forfattermøder fra puljen ”Levende Litteraturmøder fra børn og unge”. Begge arrangementer afholdes i Lynge.

Prisuddelingen

Den 9. marts 2023 blev Fritidsområdets prisuddeling afholdt ved et arrangement i Borgerportalen på Rådhuset.

Arrangementet var velbesøgt med ca. 250 deltagere, og aftenen forløb vellykket med festlig stemning og mange glade prismodtagere.

Prismodtagerne repræsenterede 9 idrætsforeninger, en kulturforening og 3 spejderklubber.

Arrangementet vil blive evalueret på et senere tidpunkt, med henblik på at træffe beslutning om hvordan afholdelsen skal forløbe til næste år.

-

-

-

Orientering

Udvalget orienteres om den administrative procedure for afregning af lokale- og aktivitetstilskud 2022 og ansøgning om lokale- og aktivitetstilskud 2023. Herudover orienteres udvalget om gældende frister og dokumentationskrav.

Allerød Kommune skal jævnfør folkeoplysningsloven yde tilskud til folkeoplysende aktiviteter og private lokaler, hvori der afvikles folkeoplysende aktivitet. Tilskuddene kaldes henholdsvis aktivitetstilskud og lokaletilskud.

Folkeoplysningsloven er en rammelov og regler for tilskud til folkeoplysende aktiviteter (aktivitetstilskud) og private lokaler (lokaletilskud) er specificeret i Allerød Kommunes retningslinjer for tilskud til aktiviteter og retningslinjer for tilskud til egne eller lejede lokaler.

Byrådet afsætter hvert år et samlet budget til folkeoplysende foreningers aktiviteter (aktivitetstilskud) og tilskud til private lokaler (lokaletilskud) til medlemmer under 25 år. Jævnfør kommunens retningslinjerne for aktivitetstilskud og lokaletilskud fordeles budgettet på følgende måde og rækkefølge:

1. Tilskud på minimum 65 % af foreningernes tilskudsberettigede udgifter til private lokaler og lejrpladser.

2. Restbudgettet fordeles som aktivitetstilskud til de ansøgte foreninger med et beløb pr. medlem under 25 år. Der udbetales maksimum et aktivitetstilskud pr. medlem under 25 år, der svarer til foreningens gennemsnitlige årskontingent for medlemmer under 25 år.

Frister og dokumentationskrav forbundet med aktivitets- og lokaletilskud

Fristen for afregning af sidste års aktivitets- og lokaletilskud (2022) samt ansøgning om aktivitets- og lokaletilskud er i indeværende år (2023) den 15. marts.

Ifølge Allerød Kommunes retningslinjer for tilskud til aktiviteter og retningslinjer for tilskud til egne eller lejede lokaler er dokumentationskravene ved afregning og ansøgning om aktivitets- og lokaletilskud som følger:

Afregning af aktivitetstilskud 2022:

Afregning af lokaletilskud 2022:

Ansøgning om aktivitetstilskud

Ansøgning om lokaletilskud

*Hvis foreningens regnskabsår ikke følger kalenderåret, skal der indsendes et tilskudsregnskab, som ligeledes skal være underskrevet af revisor og hele den siddende bestyrelse.

Frist for afregning og ansøgning om lokale- og aktivitetstilskud 2022/2023 er den 15. marts 2023. Ifølge gældende tilskudsregler kan foreningen, ved fremsendelse af begrundet ansøgning, søge om udsættelse af frist for ansøgning 2023. Fristen kan udsættes til senest d. 1. april. Ansøgninger om udsættelse skal være forvaltningen i hænde senest d. 1. marts. Overskridelse af frister eller mangelfuld ansøgning kan medføre, at man som forening vil få afvist sin ansøgning om lokaletilskud 2023.

Kommunikation

Forvaltningen gør sig umage og er opmærksom på at kommunikere information om aktivitets- og lokaletilskud på en let og overskuelig måde til foreningerne. Det skal dog nævnes, at der er en kompleks og forholdsvis stor opgave for foreningerne at søge offentlig tilskud, ligesom der også er tale om en forholdsvis tung administrativ opgave. Dette skyldes gældende regler, der er fastsat ud fra hensynet til at der er tale om skattefinansierede offentlige midler.  

Dokumenter som blev udsendt til foreningerne den 15. februar, blev behandlet i Folkeoplysningsudvalget den 7. februar. I bilag findes referat af møde i Folkeoplysningsudvalget afviklet den 7. februar samt informationsbreve udsendt til foreningerne den 15. februar.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget tager orienteringen til efterretning

Byrådet har i 2023 afsat et samlet budget til aktivitetstilskud og lokaletilskud til foreninger og aftenskoler på 1.906.322 kr. I 2022 afsatte byrådet et samlet budget til aktivitetstilskud og lokaletilskud på 2.770.213 kr. 

I 2022 udbetalte Allerød Kommune lokaletilskud svarende til samlet 631.252 kr. Dette beløb er inklusiv moms, jf. Bekendtgørelse om momsrefusionsordning for kommuner og regioner (BEK 2091) § 1 stk. 2.

Lokaletilskud er i 2022 ydet til 5 foreninger, som tilbyder spejderaktiviteter, 2 foreninger som tilbyder ridning og én forening som tilbyder orienteringsløb. I alt har Allerød Kommune i 2022 ydet tilskud til folkeoplysende aktivitet i private lokaler for 1260 medlemmer under 25 år.

I 2022 udbetalte Allerød Kommune aktivitetstilskud svarende til samlet 2.220.799 kr. svarende til et gennemsnitligt aktivitetstilskud pr. medlem under 25 år på 358 kr. Der blev i 2022 udbetalt aktivitetstilskud til i alt 6.402 medlemmer under 25 år.

Orientering

Borgmester Karsten Längerich har anmodet om at der kommer en sag på Økonomiudvalgets dagsorden om kommunens reklame og sponsorpolitik.

Økonomiudvalget besluttede d. 6. december 20222, at sagen oversendes til Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget.

Udvalget orienteres om kommunens reklame og sponsorpolitik.

Supplerende tema i forbindelse med Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalgets behandling af sagen den 8. marts 2023.

Udvalget besluttede på mødet den 11. januar at genoptage sagen på et kommende møde med notat fra Forvaltningen. Notatet er vedlagt som bilag.

Allerød Byråd vedtog i 2013 en reklame- og sponsorpolitik for kommunen (bilag 1).

Lov om kommuners og regioners anvendelse af fast ejendom og løsøre til brug for reklamering for andre, giver kommunerne adgang til at anvende fast ejendom og løsøre til salg af reklameplads.

Reklame- og sponsorpolitikken indeholder retningslinjer og rammer for salg af reklameplads og modtagelse af sponsorstøtte, herunder:

• Krav om økonomisk ansvarlighed
• Krav til placeringen
• Krav til reklamers indhold
• Rammer for modtagelse af sponsorstøtte

Allerød Kommune har en reklamepolitik for idrætsanlæg, som er vedtaget af byrådet i 2008 (bilag 2). Denne giver foreningerne mulighed for at skaffe indtægter ved sag af reklameplads. Dette er fortsat muligt for de pågældende foreninger.

Praksis er at foreningerne har mulighed for at have indtægter ved salg af reklameplads på banner og inden i hallerne.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget tager orienteringen til efterretning.

Orientering

Ifølge vedtægten for borgerrådgiveren, skal borgerådgiveren senest den 1. marts afgive en årsberetning, hvor borgerrådgiveren redegør for sin virksomhed. Borgerrådgiveren kan i beretningen fremkomme med forslag og anbefalinger til byrådet eller forvaltningen om forhold, der ligger inden for borgerrådgiverens kompetence.

Økonomiudvalget og byrådet orienteres om borgerrådgiverens årsberetning 2022.

Borgerrådgiveren deltager under Økonomiudvalgets behandling af sagen.

Årsberegningen sendes efterfølgende til orientering i fagudvalgene, hvor borgerådgiveren deltager under punktets behandling.

Borgerådgiveren tiltrådte i Allerød Kommune den 1. oktober 2022. Årsberetningen for 2022 vedrører således alene perioden fra den 1. oktober til 31. december 2022.

Borgerrådgiveren har i beretningen redegjort for hvordan borgerrådgiveren arbejder og beskriver udvalgte problemstillinger og kommer med anbefalinger og året i tal.

Således anbefaler borgerådgiveren, at der bør igangsættes et arbejde med at ensarte afgørelser på tværs af forvaltningen, hvad angår sprog, layout og opbygning. Endvidere anbefaler borgerrådgiveren, at forvaltningen bør sørge for, så vidt muligt, at der i berostillede afgørelser fortsat foretages høringer, undersøgelser og andet arbejde, som kan ske, mens sagen er sat i bero, så sagens afgørelse ikke unødigt skal afvente disse, efter berostillingen ophører.

Forvaltningen finder, at der er tale om gode og berettigede anbefalinger, og har taget initiativer til at efterleve anbefalingerne.

Forvaltningen anbefaler, at borgerrådgiverens årsberetning tages til efterretning.

 Orientering

Udvalget anmodes om at tage stilling til håndteringen af Folkeoplysningsudvalgets budgetforslag til budget 2024.

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Den 14. marts 2023 behandlede Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget Folkeoplysningsudvalgets forslag til kommunens budget 2024. Folkeoplysningsudvalget har opsummeret deres input nedenfor. Uddybende forklaring er vedlagt i bilag.

Folkeoplysningsudvalget ønsker til budget 2024

Aktivitetspuljen bringes tilbage på 2023 niveau svarende til en ramme på ca. 2.000.000 kr.

1. Brugerrådene får tilført midler svarende til 2023 niveau og en ramme på ca. 150.000 kr.
2. Inventarpuljen og facilitetspuljen bevares i 2024 som minimum på 2023 niveau svarende til en ramme på henholdsvis 180.000 kr. Og 200.000 kr.
3. Klassekampen og Prisuddeling bevares i 2024 på niveau med 2023 svarende til 72.000 kr. Og 66.000 kr.
4. Aktiv Fritid gennemføres i 2024 på niveau med 2023.
5. Folkeoplysningsudvalget inddrages i arbejdet med den kommende Facilitetsstrategi og det forsatte arbejde med “Kulturtorvet”.
6. Der afsættes den nødvendige økonomi og mandskabsresurser til at drive proces og virkeliggørelse af den kommende Facilitetsstrategi, som indstillede med udgangspunkt i målsætningerne i Politik for Kultur, Idræt og Fritid, tre konkrete forslag.

Forslag 1

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget finder sagen oplyst, og henviser til budgetprocessen, hvor politiske ønsker rejses af de politiske partier.

Forslag 2

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget finder ikke sagen oplyst, og sagen oversendes til budgetforhandlingerne.

Forslag 3

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget finder sagen oplyst, og sagen henlægges.

Forvaltning anbefaler forslag 1

Beslutning

Udvalget forlægges forslag til dagsorden for Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalgets dialogmøde med foreningsområdet 1. juni 2023.

Kultur-, Idræt- og Fritidsudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Udvalget besluttede på deres møde den 1. februar 2023 at afholde et dialogmøde om budgetprocessen den 1. juni 2023. Udvalget besluttede samtidigt at invitere Folkeoplysningsudvalget, brugerrådene, Allerød Idrætsunion, Team Allerød, Seniorrådet, Handicaprådet og Børne- og ungdomsorganisationernes Samråd. På mødet den 8. marts besluttede udvalget at flytte mødet om budgettet til efter sommerferien, men at afholde et dialogmøde alene med foreningsområdet den 1. juni 2023. Mødet afholdes på Allerød Rådhus i forlængelse af udvalgets møde.

Der er vedlagt forslag til dagsorden med fokus på status for budget 2023 og budgetproces 2024, Folkeoplysningsudvalget og udvalgets arbejdsprogram tre hovedindsatser.

• Strategisk plan for udvikling og udnyttelse af fritidsfaciliteter
• Allerød identitet
• Kommunikation til kultur-, idræts- og fritidslivet.

Invitation til mødet udsendes tre uger før mødet til Brugerrådene, Folkeoplysningsudvalget, Allerød Idrætsunion, Team Allerød, Seniorrådet, Handicaprådet og Børne- og ungdomsorganisationernes Samråd.

Forslag 1.

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget godkender forslag til deltagerkreds og dagsorden.

Forslag 2

Udvalget beslutter evt. ændringer til dagsorden og deltagerkreds.  godkender forslag til dagsorden som findes i bilag.

Forvaltningen anbefaler forslag 1

Beslutning

Udvalget anmodes om at fordele puljemidlerne.

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Facilitetspuljen er nu udbudt for tredje år. I forbindelse med den kommende strategien for fritidsfaciliteterne fremlægges en evaluering af Facilitetspuljen for udvalget.

I 2022 fordelte Kultur-, Idræts- og fritidsudvalget puljemidlerne som følger:

Allerød Tennisklub tildeles 25.000 kr.

Blovstrød Tennisklub tildeles 32.000 kr.

Allerød Disc Golf Klub tildeles 15.000 kr.

Foreningen Skulpturparken tildeles 7.500 kr.

Allerød Fodbold Klub tildeles 11.000 kr. (til medfinansiering af Teqballbord)

Allerød Karate Dojo tildeles 17.500 kr.

DDS 1. Lillerød tildeles 15.500 kr.

I alt 123.500 kr.

Status på projekterne fra 2022

Allerød Disc Golf, Skulpturparken og Allerød Fodbold Klub har alle afsluttet projekterne og faciliteterne står færdige og er åbne for borgerne.

Allerød Karate Dojo har valgt at nedlægge projektet.

Allerød Tennisklub, Blovstrød Tennisklub og DDS 1. Lillerød afventer myndighedsgodkendelser.

Folkeoplysningsudvalgets indstillinger for 2023

I budget 2023 afsættes der 200.000 kr. på anlægsbudgettet til at medfinansiere nye spændende kultur-, fritids- og idrætsfaciliteter sammen med brugerne. Fokus skal også være på de selvorganiserede kultur-, fritid- og idrætsaktiviteter.

Folkeoplysningsudvalget besluttede på deres møde den 14. marts 2023 at indstille følgende forslag til fordeling af Facilitetspuljen 2023 til Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget:

Allerød jagtforening tildeles 25.000 kr.

Allerød koncertforening tildeles 18.000 kr.

Allerød Disc Golf tildeles 5.647,5 kr.

Blovstrød Idrætsforening tildeles 19.625 kr.

Folkeoplysningsudvalget indstiller restpuljen på kr. 131.728 udbydes i en 2. ansøgningsrunde. Det kan eksempelvis ske med ansøgningsfrist 1. juli 2023 og forelægges udvalget i september 2023 efter behandling i Folkeoplysningsudvalget.

Folkeoplysningsudvalgets forslag til fordeling af puljemidler fremgår yderligere i bilag.

Forslag 1

Udvalget godkender Folkeoplysningsudvalgets forslag til fordeling af midler, og at der gennemføres en ny ansøgningsrunde.

Forslag 2

Udvalget beslutter, hvilke projekter de ønsker at støtte, samt hvilket beløb projekterne hver især støttes med. I tilfælde af det efterlader et restbeløb gennemføres ny ansøgningsrunde.

Forslag 3

Udvalget beslutter ikke at støtte indkomne ansøgere og udbyder puljen igen senere i 2023.

Forvaltningen anbefaler, forslag 1.

Beslutning.

Udvalget anmodes om at nedsættes en følgegruppe til at understøtte processen med den strategiske plan for facilitetsudvikling.

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Byrådet godkendte på deres møde den 26. januar kommissoriet for den strategiske plan for facilitetsudvikling, som udspringer både af den vedtage Politik for Kultur, Idræt og Fritid og som ligeledes er prioriteret i udvalgets arbejdsprogram.

Der skal jf. sagen være inddragelse af Folkeoplysningsudvalget, Brugerrådene, foreninger og aftenskoler samt interesseorganisationer (Allerød Idræts Union og Børne- og Ungdomsorganisationernes Samråd). I kommissoriet er inddragelsesprocessen beskrevet i form af en spørgeskemaundersøgelse og 1-2 workshops april-december 2023, med opsamling på dialogmøde med interessenterne, efterbearbejdning og workshop i Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget i januar 2024, udarbejdelse af beslutningsforslag og endelig vedtagelse i februar-marts 2024.

På baggrund af det besluttede kommissorie er der udarbejdet en opdateret milepælsplan vedlagt i bilag. Det foreslås, at arbejdet fortsat forankres i udvalget, men at der nedsættes en følgegruppe til at sikre interesseinddragelsen.

Følgegruppen foreslås at bestå af 5 medlemmer med bred repræsentation fra brugerne af fritidsfaciliteterne. En sammensætning kunne være 2 medlemmer af Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget, hvoraf den ene er formand for følgegruppen, 2 medlemmer af Folkeoplysningsudvalget og 1 medlem udpeget af Allerød Idrætsunion.

Forslag 1

Udvalget udpeger 2 medlemmer fra udvalget til at indgå i følgegruppen, heraf udpeges den ene til formand for følgegruppen. Folkeoplysningsudvalget anmodes ligeledes om at udpege 2 medlemmer og Allerød Idrætsunion anmodes om at udpege et medlem.

Forslag 2

Udvalget anmodes om at beslutte, hvilken inddragelse der skal ske ud fra det godkendte kommissorie.

Administrationen anbefaler forslag 1

Orientering.

Formanden har anmodet om at få sag om samarbejdsaftalen med Allerød Idrætsunion på dagsordenen.

Repræsentanter for Allerød Idrætsunion har foretræde for udvalget kl. 8.00 (den 8. marts 2023)

Supplerende tema i forbindelse med Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalgets behandling af sagen den 12. april 2023.

Udvalget besluttede på deres møde den 8. marts 2023 at genoptage punktet på kommende møde.

Formanden har anmodet om at få sag om samarbejdsaftalen med Allerød Idrætsunion (AIU) på dagsordenen.

På udvalgsmødet den 1. marts 2021 blev AIUs ønske om en opdateret samarbejdsaftale med kommunen behandlet. Se evt. punkt 5. på følgende dagsorden:

https://alleroed.dk/politik/dagsordener-og-referater/dagsorden

 AIU har nu fremsendt et bud på en opdateret aftale. AIU er indbudt til foretræde.

-

-

-

Beslutning

Udvalgsmedlem Theodore Gbouable har anmodet om at få følgende sag på udvalgets dagsorden.

Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget har kompetence til at træffe beslutning i sagen.

Titel: Sponsorering af præmier til årlig prisuddeling i fritidsområdet

Formål:

Formålet med dette initiativ er at få virksomheder i Allerød til at sponsorere priserne til den årlige prisuddeling for frivillige foreninger, som arrangeres af Allerød Kommune. Dette vil styrke samarbejdet mellem kommunen og virksomhederne, øge virksomhedernes synlighed i lokalsamfundet og potentielt spare kommunens udgifter til præmier.

Baggrund:

Vi har en række frivillige foreninger i Allerød Kommune, som bidrager til et rigt og aktivt fritidsliv for kommunens borgere. Hvert år afholder kommunen en prisuddeling for at anerkende og belønne de frivillige foreninger for deres indsats og resultater. Priserne består typisk af gavekort, blomster, medaljer eller lignende. Disse præmier koster kommunen penge, som kunne bruges på andre områder.

Forslag:

Forslaget går ud på, at Allerød Kommune tager initiativ til at kontakte lokale virksomheder og invitere dem til at sponsorere præmier til den årlige prisuddeling. Virksomhederne kan sponsorere præmier i form af medaljer, gavekort, produkter eller tjenester, som kan bruges af foreningerne eller deres medlemmer. Som tak for deres støtte vil virksomhederne blive anerkendt og synliggjort i kommunens kommunikation og markedsføring af prisuddelingen og ved at få priserne opkaldt efter deres virksomhed. Dette vil styrke samarbejdet mellem virksomhederne og kommunen og samtidig give kommunen mulighed for at spare penge på præmierne.

Effekter:

-          Styrket mellem samarbejde kommunen og virksomhederne

-          Øget synlighed for virksomhederne i lokalsamfundet

-          Potentiel besparelse for kommunen på udgifter til præmierne

-          Styrket fritidsliv og belønning af frivillige foreninger i Allerød Kommune

Ansvar:

Kommunen vil være ansvarlig for at kontakte virksomhederne og for organiseringen af ??prisuddelingen.

Virksomhederne vil være ansvarlige for at sponsorere præmier og for at levere dem til kommunen til rette tid.

Frivillige foreninger vil være ansvarlige for at deltage i prisuddelingen.

Orientering

Der gives en status for udvalgte emner inden for Kultur-, Idræts- og Fritidsområdet

På dette møde orienteres om:

-          Brug af bookingsystemet

-          Arbejdet med sæsonfordeling

Beslutning

Beslutningsprotokollen føres under møderne, og det forudsættes, at beslutningerne afstemmes undervejs i mødet - det kan f.eks. ske ved oplæsning af det protokollerede.

Beslutningsprotokollen godkendes og underskrives ved afslutning af mødet af de tilstedeværende udvalgsmedlemmer. Det sker digitalt ved at anvende knappen "godkendelse" øverst til venstre i First Agenda.